Politique de confidentialité

1. Objet de la politique

La présente Politique de confidentialité explique comment Koox Agency collecte, utilise, conserve, partage et protège les données personnelles des visiteurs, prospects et clients du site https://kooxagency.com/ et des personnes qui échangent avec Koox Agency dans le cadre de ses activités.

Koox Agency est basé à Dubaï, aux Émirats arabes unis. Le traitement des données peut relever notamment de la législation des Émirats arabes unis relative à la protection des données. Lorsque Koox Agency offre des biens ou services à des personnes situées dans l’Union européenne ou suit leur comportement dans les conditions prévues par le RGPD, le RGPD peut également s’appliquer.

2. Responsable du traitement

Nom commercial : Koox Agency
Dénomination juridique : Koox Agency FZCO
Forme juridique : Free Zone
Titulaire(s) / dirigeant(s) : Fabien Cortell et Marine Larzillière
Siège / adresse professionnelle : Dubai Silicon Oasis, DDP Building A1, Dubai – Émirats Arabes Unis
Licence commerciale : 6602 / IFZA
TRN (NIF) : 100459362800003
Téléphone (WhatsApp) : +33 7 68 84 47 80
E-mail principal : contact@kooxagency.com

3. Données susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont vous utilisez le site ou les services, Koox Agency peut traiter les catégories de données suivantes :

identité et coordonnées : nom, prénom, société, adresse e-mail, téléphone, adresse postale ou de facturation ;
informations professionnelles : fonction, entreprise, site internet, secteur d’activité et informations liées au projet ;
données de commande et de facturation : produit ou service acheté, montant, devise, date, numéro de commande, statut de paiement et justificatifs nécessaires ;
données de compte ou d’accès lorsque le site propose un espace client ;
contenu des échanges : demandes de devis, messages, e-mails, réponses aux formulaires et pièces transmises volontairement ;
données techniques et de navigation : adresse IP, type d’appareil, navigateur, pages consultées, source de trafic, identifiants de cookies et événements de mesure, selon vos choix de consentement ;
données nécessaires à la sécurité, à la prévention de la fraude et à la résolution d’incidents.

Koox Agency n’a pas vocation à collecter des catégories particulières de données personnelles (par exemple données de santé, opinions politiques ou données biométriques). Il est demandé de ne pas transmettre de telles informations sauf nécessité clairement établie et base légale appropriée.

4. Origine des données

Les données proviennent principalement de vous lorsque vous remplissez un formulaire, demandez un devis, passez une commande, créez un compte, écrivez à Koox Agency, fournissez des accès nécessaires à une mission ou échangez dans le cadre d’une relation commerciale. Certaines données techniques sont générées lors de la navigation ou reçues de prestataires techniques, de paiement ou de mesure d’audience.

5. Finalités et bases juridiques

Finalité	Données principales	Base juridique principale
Répondre aux demandes de contact et devis	Identité, coordonnées, message, projet	Mesures précontractuelles / intérêt légitime
Gérer les commandes et fournir les produits numériques	Identité, e-mail, commande, accès	Exécution du contrat
Exécuter les prestations et assurer le suivi client	Coordonnées, échanges, accès et données de projet	Exécution du contrat
Facturation, comptabilité et obligations légales	Identité, facturation, transaction	Obligation légale / exécution du contrat
Paiement et prévention de la fraude	Données de transaction et signaux techniques	Exécution du contrat / intérêt légitime
Prospection commerciale vers les personnes autorisées	Coordonnées, historique de relation, préférences	Consentement ou intérêt légitime selon le canal et le destinataire
Mesure d’audience et amélioration du site	Données de navigation, cookies, événements	Consentement lorsque requis ; intérêt légitime pour les traceurs strictement exemptés
Sécurité du site et défense des droits	Logs, IP, événements de sécurité, échanges	Intérêt légitime / obligation légale

6. Formulaires de contact et devis

Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour traiter votre demande. À défaut, Koox Agency peut ne pas être en mesure d’y répondre. Les informations transmises sont utilisées pour comprendre votre besoin, vous contacter et, le cas échéant, préparer une proposition commerciale.

7. Commandes, paiements et produits numériques

Lors d’une commande, Koox Agency traite les informations nécessaires à l’enregistrement de l’achat, au paiement, à la facturation, à la prévention de la fraude, à la délivrance du produit numérique et au service après-vente.

Les données de carte bancaire sont généralement saisies directement auprès du prestataire de paiement et ne sont pas conservées intégralement par Koox Agency. Koox Agency reçoit les informations nécessaires pour connaître le statut du paiement, identifier la transaction, traiter un éventuel remboursement et rapprocher la commande.

Prestataire(s) de paiement actuellement utilisé(s) : WooPayments / WooCommerce

8. Prospection et communications commerciales

Koox Agency peut envoyer des informations commerciales à ses clients ou prospects lorsque la réglementation applicable le permet. Vous pouvez vous opposer à la prospection ou retirer votre consentement à tout moment, notamment via le lien de désinscription lorsqu’il existe ou en écrivant à contact@kooxagency.com.

Les coordonnées de prospects utilisées à des fins de prospection sont, lorsqu’une recommandation européenne/française est applicable, conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect, sauf obligation légale différente ou consentement renouvelé.

9. Cookies et autres traceurs

Le site peut utiliser des cookies et technologies similaires. Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture d’un service demandé peuvent être utilisés sans consentement lorsque la loi le permet. Les traceurs de mesure d’audience, publicité, personnalisation ou réseaux sociaux soumis au consentement ne doivent être activés qu’après votre choix.

Le bandeau ou gestionnaire de cookies doit permettre d’accepter ou de refuser les traceurs soumis au consentement avec un niveau de simplicité comparable, puis de modifier le choix à tout moment. Une conservation du choix pendant environ six mois constitue une bonne pratique pour les visiteurs relevant des recommandations de la CNIL, sous réserve d’une appréciation adaptée au site.

9.1 Google Analytics 4

Koox Agency peut utiliser Google Analytics 4 afin de mesurer l’audience, comprendre l’utilisation du site et améliorer les parcours. Lorsque ce service dépose ou lit des traceurs nécessitant un consentement, il n’est activé qu’après consentement. Les données traitées peuvent notamment inclure des informations de navigation, des événements, des données techniques et une adresse IP traitée selon les paramètres du service.

Google agit selon ses propres conditions et engagements de protection des données. Les visiteurs peuvent refuser ou retirer leur consentement via le gestionnaire de cookies du site.

10. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour les finalités décrites. Il peut notamment s’agir :

de Koox Agency et des personnes autorisées qui participent à la gestion commerciale ou à l’exécution des prestations ;
d’Infomaniak Network SA pour l’hébergement et les services techniques associés ;
du prestataire de paiement utilisé lors de la transaction ;
de prestataires de messagerie, formulaires, sauvegarde, sécurité, comptabilité, CRM ou support lorsque ces outils sont effectivement utilisés ;
de Google pour Google Analytics 4 lorsque l’utilisateur y a consenti et que le service est activé ;
des autorités, conseils ou juridictions lorsque la loi l’impose ou lorsque cela est nécessaire à la défense des droits de Koox Agency.

Koox Agency ne vend pas les données personnelles de ses visiteurs ou clients à des annonceurs.

11. Hébergement et transferts internationaux

Le site est hébergé par Infomaniak Network SA en Suisse. Les activités de Koox Agency étant opérées depuis les Émirats arabes unis et certains prestataires pouvant être établis dans d’autres pays, des données peuvent être traitées ou accessibles en dehors du pays de résidence de la personne concernée.

Lorsque le RGPD est applicable et qu’un transfert international est soumis aux exigences du chapitre V du RGPD, Koox Agency s’efforce de s’appuyer sur un mécanisme reconnu : décision d’adéquation lorsqu’elle existe, clauses contractuelles types, mesures complémentaires appropriées ou autre mécanisme légal disponible.

12. Durées de conservation

Koox Agency ne conserve les données que pendant une durée proportionnée à leur finalité, puis les supprime ou les archive lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits le justifie. À titre de politique générale :

demandes de contact et devis sans suite : jusqu’à 3 ans après le dernier contact utile, sauf nécessité plus courte ou obligation différente ;
données liées à une relation client : pendant la relation contractuelle puis pendant les délais nécessaires à la gestion des garanties, réclamations et prescriptions applicables ;
factures et pièces comptables : pendant la durée imposée par les obligations fiscales et comptables applicables à l’entité Koox Agency ;
données utilisées pour la prospection : pendant la relation commerciale puis, en principe, jusqu’à 3 ans après le dernier achat ou contact pertinent lorsque les recommandations européennes/françaises s’appliquent ;
preuves d’opposition ou de désinscription : pendant la durée nécessaire pour respecter durablement votre choix ;
logs de sécurité : pendant une durée limitée adaptée à la détection des incidents et aux obligations de sécurité ;
choix relatifs aux cookies : durée paramétrée dans le gestionnaire de consentement ; six mois constitue une bonne pratique générale selon la CNIL.

13. Sécurité

Koox Agency met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de limiter l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation de données personnelles. Ces mesures peuvent inclure notamment l’utilisation de connexions chiffrées HTTPS/TLS, la limitation des accès administrateurs, les mises à jour de sécurité, la sauvegarde et l’utilisation de prestataires spécialisés.

Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. En cas d’incident susceptible d’affecter les données personnelles, Koox Agency applique les obligations de gestion et de notification prévues par les réglementations qui lui sont applicables.

14. Vos droits

Selon la réglementation applicable à votre situation, vous pouvez disposer notamment des droits suivants :

obtenir confirmation qu’un traitement vous concernant existe et accéder aux données concernées ;
faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
demander l’effacement de certaines données ;
demander la limitation d’un traitement ;
vous opposer à certains traitements, notamment à la prospection ;
retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur ;
recevoir certaines données dans un format structuré et demander leur portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente.

Pour exercer un droit, écrivez à contact@kooxagency.com en précisant la nature de votre demande et les informations permettant d’identifier les données concernées. Koox Agency peut demander des informations raisonnables permettant de vérifier l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.

15. Réclamation auprès d’une autorité

Si le RGPD s’applique à votre situation et que vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente dans l’Union européenne. En France, il s’agit de la CNIL. Les personnes relevant du droit des Émirats arabes unis peuvent également exercer les recours prévus par le cadre local applicable.

16. Représentant dans l’Union européenne

Lorsque l’article 27 du RGPD impose la désignation d’un représentant dans l’Union européenne, les coordonnées du représentant de Koox Agency sont : Fabien Cortell & Marine Larzillier]

Cette obligation dépend notamment du champ d’application du RGPD et de la nature, de la régularité, de l’ampleur et des risques des traitements réalisés. Koox Agency doit documenter son analyse même lorsqu’il estime pouvoir bénéficier d’une exception.

17. Données relatives aux mineurs

Les services Koox Agency s’adressent principalement à des professionnels et adultes capables de contracter. Koox Agency ne cherche pas à collecter sciemment des données personnelles d’enfants pour leur proposer directement ses prestations. Si une telle collecte est identifiée sans base appropriée, Koox Agency pourra supprimer les données concernées.

18. Liens externes

Le site peut contenir des liens vers des services tiers. Lorsque vous quittez kooxagency.com, la collecte et l’utilisation de vos données sont régies par la politique du service tiers concerné. Koox Agency vous invite à la consulter.

19. Modification de la politique

Koox Agency peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité en cas d’évolution de ses services, de ses prestataires ou des règles applicables. La date de mise à jour figure en haut du document. Lorsqu’une modification substantielle l’exige, une information complémentaire pourra être affichée sur le site ou adressée aux personnes concernées.

20. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité ou à vos données personnelles : contact@kooxagency.com.